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工程采購如何面對金融危機的影響

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薛慶松

金融危機來勢洶洶,它帶來的影響和危害幾乎滲透到各個領域各個行業。工程建設自然未能幸免。工程要照常進行而工程款卻未必能夠及時回收、資金不到位而供貨周期又不能受到影響、市場行情變化不定采購價格起伏波動等等,這一系列的問題都給金融危機影響下的工程采購工作帶來了難度。面對這樣一場突如其來的經濟災害,作為工程采購應如何面對,這是每個工程公司都不得不面對的現實。大家知道,在一個工程項目中,采購成本占工程總成本一般不會低于30%。在當前金融危機影響下既要保證采購質量、保證工程進度,同時又要利用好本單位寶貴的流動(采購)資金,這時就更加凸顯采購工作的重要性和艱巨性。那么,工程采購如何面對、如何應付目前這種現實情況呢?筆者謹從以下幾個方面,就新建煤礦工程的采購談一點個人看法,僅供同行參考。

緊扣工程進度、準確掌握訂貨供貨時間

  一個工程的實施是有施工周期的,工程所需物資一般是根據工程進度按計劃分批到達現場的,因此作為采購部門和采購人員就要根據工程進度,及時安排物資到達現場的時間,并據此有目的有計劃的安排采購訂貨時間和供貨商交貨時間,針對目前這種情況就更需要部門之間密切配合,尤其是相互關聯的業務部門之間更需無縫對接。及時的溝通工程進展情況和工程物資到達現場的時間及到貨情況是十分必要的。采購人員在緊緊掌握工程進度的同時要時時跟蹤訂貨合同執行情況,真正做到應工程之所需,將設備材料恰到時機的發到現場。至于物資應在使用前多少天到達現場,則可因時因地和各公司具體情況而定。根據經驗,設備的到貨時間與安裝時間在正常情況下應該不少于十五天,最短應不少于七天,且現場必須及時開箱驗收。這就需要現場物資管理者認真負責雷厲風行對到貨設備做好驗收和保管工作。既要不影響工程進度,也能縮短資金占用時間和資金占有率,把資金用在該用的時候,打個比喻就像以色列的滴灌技術。其實這正是企業苦練內功強身健體,提高檔次提高管理水平的時候。這確是需要公司的管理者和執行者下一番功夫的,因為它涉及到公司各個部門的分工協作密切配合。當然如果您的公司資金雄厚或需儲備物資則另當別論。

充分合理利用供貨商資金

  不可否認經常會有這樣的情況發生,公司在某一階段資金短缺不能及時支付貨款,甚至這個階段時間會很長。相信這樣的情況在不少公司都曾經發生過,即使在運營良好的公司也會有這種情況出現。那么,如何度過難關,緩解資金短缺的壓力,同時又要保證工程進度不受影響?除公司層面利用其它管道籌集資金或加大回收應收款力度外,相信對于具有一定規模且信譽度良好的公司,筆者認為采購部門至少有以下幾個條件可以利用。

  1. 長期合作的合格供貨商;

  對于長期穩定的供貨商,充分利用長期合作的良好基礎和感情資源,力爭使供方能夠與需方“同甘同苦、共危共榮”。順境時利益均沾,逆境時風險共擔。尤其在金融災害面前更要相互扶持,取得他們給予寬松優惠的付款條件,比如預付款、到貨款、進度款、調試款等,在這些貨款支付的時間上給予最大限度的延長;當然,作為回報需方可承諾在資金和經營形勢好轉的時候也給予對方一如既往的業務往來或適度增加業務量。下面一點筆者認為經采購部門的努力是可以做得到的,即支付貨款時間應與工程回收款時間同步,也就是收到相應的工程款后則支付相應的購貨款。

  2. 有資金優勢的合格供貨商;

  對于財力雄厚或資金充裕并且具有一定制造能力的供貨商,需方此時應主動溝通尋求合作并加大合作力度,需方可以大額訂單和適當的優惠價格為條件(正常價格更好),供方以全部或部分墊資為條件,墊資時間的長短雙方可以協商,但起碼應以工程款實際回收時間為最短周期。這樣需方緩解資金壓力,供方拿到批量訂單,雙方充分利用各自有利條件進行互惠互利,最終達到雙贏之目的;

  3. 適時發展新的有合作潛力的供貨商;

  “水無常形,兵無常勢”。形勢變化新舊更替永無窮期。市場上只有永恒的利益,沒有永恒的朋友。當然供需雙方也是在各自的需求中不斷的更替變化。盡管金融危機肆虐天下,但總有一些經營好的企業在逆境中傲然挺立,他們在不斷尋求商機,尋求新的合作伙伴,這正是我們擇優劣汰選擇合格供貨商拓寬采購管道的好時機。此時選擇綜合實力較強的供貨商對于提高采購質量降低采購成本都將大有好處,同時也為共同抵御當前金融危機的影響提高了戰斗力和抗擊打能力。

 

適當改變付款方式

  針對不同情況在付款方式上適當采取一些靈活手段對短期內緩解資金壓力會起到一定的作用。比如:1.緩付少付 對于使用期限較長的工程物資,可視工程進度適當延期分批發貨,而發貨款可改為到貨款,到貨款可改為驗收后付款,驗收后付款可延至合同允許的最后期限。當然這應當與供貨商協商,取得供貨商的諒解和許可,無故違約不是我們的本意。不得不承認這種方法也只是緩兵之計并非長久之策;2.減少付款比例、增加付款次數 在合同付款方式的條款上,很多都習慣兩頭小中間大。比如181361甚至18.50.5等,其實這種付款方式即使在平常對需方也有不利的一面。適當平均拉開付款比例,增加付款次數對于需方而言無論怎樣都是有好處的;3.根據輕重緩急適時付款 工程所需的物資都是不可或缺的,但是在某種情況下,一些重要的、關鍵性的、工程急需的設備材料應優先考慮支付貨款,這對于保障工程正常進行是絕對必要的,任何公司在采購資金的運用上都是要顧及這一點的。但是優先考慮并不等于不講究付款時機,恰到好處的適時付款才是科學的合理的。

  當然還有其它付款方式可以利用,比如滾動付款等,這里就不一一贅述了。至于采用哪種方法怎樣運用大家可根據各自的情況“量體裁衣。”其實有些方法大家平時也在用,只是當前更顯得有必要有目的地去這樣進行操作而已。

  必須明確指出的是,對于信譽度較差的公司,采用上述的某些方法,臨時抱佛腳恐怕就不靈了。市場有價信譽無價,在這里可以得到很好的詮釋。

縮短采購周期

  采購周期一般是指訂貨周期和交貨周期。采購計劃下達后,作為采購部門一般都希望能夠盡快落實采購任務,完成采購合同的簽訂。但是對于制造周期與工程供貨期尚有較長的空余時間,那么我們是否可以選擇適當的時間訂貨呢?對于交貨周期可長可短,我們是否可以適當選擇最短交貨期呢?筆者認為適當的縮短訂貨周期和交貨周期對于資金使用的時效性無疑是有好處的。道理很簡單,一般簽訂合同就要支付預付款,交貨時間越長資金占用時間就越長;同樣縮短交貨周期也可以使采購資金在最短時間內發揮應有的作用。

  可是,如何縮短采購周期卻并非易事。這里涉及到兩個方面的問題。一是采購人員對所購物資的了解和市場行情的掌握。二是公司內部執行采購流程的效率。因為采購準備工作做得充分與否對縮短采購周期起著決定性作用,因此,限于篇幅筆者僅就如何做好采購準備階段的工作簡單談一點看法。孫子兵法云:“夫未戰而廟算勝者得算多也,未戰而廟算不生者,得算少也。算多者勝,算少者不勝,而況于無算乎。吾以此觀之勝負見矣”。意思是說打仗前要有周密的策劃和充分準備,不然勝負就難以預料。同樣采購前的準備工作是十分重要的。首先是對所購產品的了解,尤其對于有一定技術含量產品的了解;其次是對市場和供貨商的了解;這里就包含對于產品型號規格、技術性能、價格、生產周期、供貨商等方面信息的了解和掌握。因此沒有平時信息的大量積累,要想做好采購工作是不可能的,更談不上縮短采購周期。這就要求采購人員必須具有良好的基本功。切記在對所購產品不熟悉、對市場不了解的情況下,單純為了縮短采購周期就匆忙下手則犯了采購工作的大忌!。

掌握市場行情緊盯市場價格

  采購從業人員作為公司重要崗位的員工應具有高度的責任感和敏銳的市場洞察力。追求更好的性價比是采購工作永恒的主題。市場變化風起云涌,價格波動此起彼伏。這就使得采購人員必須要密切關注市場變化,緊盯價格波動,市場上的任何風吹草動都應引起注意和警覺,從而對市場行情了如指掌。這是對采購從業人員提出的更高素質和更高要求,也是采購從業人員應該達到的更高境界。從事國際貿易的采購人員在關注國內市場變化的同時更應該關注國際市場的變化。如何防范、降低采購風險、如何避開價格高峰、如何抓住低價機遇、如何能夠在采購周期內以當時市場上較低價格采購到所需產品?這是每個采購從業人員都必須時時思考的問題。降低采購成本就可以直接為公司創造利潤,而且是純利潤!毫無疑問,只要勤于思考善于觀察,了解市場變化準確掌握市場價格,就可以創造價值。在這里可以套用一句名言:信息就是財富,掌握了信息就掌握了財富。

.抓住機遇、適應變化、鍛煉隊伍、強身健體

  隨著國際金融危機繼續擴散和蔓延,接下去還能發展能到什么程度目前難以預料。作為采購從業人員應關注經濟形勢不斷發生的變化;關注國家出臺的一系列刺激增長拉動內需的政策,關注市場變化和價格走向;重大經濟政策的出臺和財政舉措都將會引起供需市場的變化并引發一系列的連鎖反應。石油、鋼鐵、煤炭、汽車等一連串的價格變化就讓我們領教了金融危機的巨大影響力和作用力。困難既是挑戰也是機遇。因此,采購工作就要根據新形勢研究新變化,不斷學習研究市場,適時調整采購策略和采購方法,使采購工作能夠及時適應市場變化,從而打造鍛煉出快速嚴謹高效精干的采購人員和采購隊伍。

  特別需要說明的是,以上本文僅就當前金融危機影響下作為采購從業者應如何面對、如何能夠盡其所能地為本企業降低采購成本緩解資金壓力而表述的個人觀點。至于市場價格高低所帶來的利與弊對經濟發展的影響則不在本文討論之列。

 




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